Elementtiluettelo tarjouspyyntöön: tiedot, versiot ja avoimet kohdat
Selkeä elementtiluettelo yhdistää määrät piirustuksiin. Näin kokoat olemassa olevat tiedot asennustarjousta varten ja vältät ristiriidat eri asiakirjojen välillä.
Mikä tehtävä luettelolla on tarjousvaiheessa?
Elementtiluettelon avulla tarjoaja hahmottaa hankinnan laajuuden. Se kokoaa yhteen tiedon elementeistä, joiden asennuksesta tarjousta pyydetään. Luettelo ei yksin määritä rakenteen toteutusta, mutta sen avulla voidaan löytää oikeat piirustukset ja tunnistaa puuttuvat tiedot. Tarjousvaiheessa erityisen hyödyllistä on nähdä, mikä kuuluu nyt hinnoiteltavaan vaiheeseen.
Älä aloita uutta teknistä luetteloa arvaamalla elementtien ominaisuuksia. Pyydä suunnittelijalta tai toimittajalta ajantasainen aineisto. Jos teet tilaajana hankintaa helpottavan yhteenvedon, nimeä se yhteenvedoksi ja viittaa alkuperäiseen aineistoon. Näin yhteenvetoa ei erehdytä pitämään hyväksyttynä valmistus- tai asennusasiakirjana.
Kuvitteellisessa toimitilahankkeessa ensimmäinen pyyntö koskee pohjoissiipeä, vaikka piirustukset sisältävät koko rakennuksen. Ilman rajausmerkintää tarjoaja saattaa laskea mukaan myös myöhemmän vaiheen. Luettelon alkuun kirjoitettu hankintavaihe ja erillinen liite sen laajuudesta voivat ehkäistä tämän väärinkäsityksen.
Tunnus yhdistää määrän ja sijainnin
Säilytä elementtien tunnukset samassa muodossa kuin lähtöaineistossa. Jos tunnus muuttuu omassa taulukossa, sen yhdistäminen piirustukseen vaikeutuu. Lisää tarvittaessa oma selittävä sarake, mutta älä korvaa alkuperäistä tunnusta kuvaavalla lempinimellä. ”Portin viereinen seinä” voi auttaa keskustelussa, mutta se ei yksilöi osaa yhtä luotettavasti kuin yhteinen tunnus.
Erottele myös kappalemäärä ja osan tyyppi. Samannäköiset elementit voivat kuulua eri piirustuksiin tai sijaita eri kohdissa. Tilaajan yhteenvedon ei tarvitse sisältää kaikkia valmistustietoja, kunhan siitä löytyy viittaus siihen aineistoon, jossa oikea tieto on. Pyydä tarjoajaa nimeämään ne lisätiedot, joita hinnoitteluun vielä tarvitaan.
Vältä useiden erilaisten mittayksiköiden sekoittamista samaan sarakkeeseen. Jos oma koonti sisältää mittoja, kerro niiden yksikkö ja lähde. Puuttuva mitta merkitään puuttuvaksi. Se ei muutu luotettavaksi sillä, että piirustuksesta mitataan kuvaa näytöllä ilman tietoa mittakaavan oikeellisuudesta.
Erota valmiit ja tarkentuvat tiedot
Tarjousvaiheessa kaikki tiedot eivät välttämättä ole lopullisia. Luettelon arvo syntyy myös siitä, että keskeneräisyys näkyy. Voit käyttää esimerkiksi tiloja ”vahvistettu lähtöaineistossa”, ”alustava” ja ”puuttuu”. Määrittele tilojen merkitys lyhyesti, jotta jokainen lukee niitä samalla tavalla.
Jos painotiedot puuttuvat, kerro kuka ne toimittaa ja milloin niiden odotetaan valmistuvan. Älä pyydä asennusryhmää vahvistamaan noston toteutusta tilaajan tekemällä painoarviolla. Teknisen tiedon alkuperä on tärkeä myös silloin, kun tarjous on vasta alustava. Tarjoaja voi eritellä, mitä se pystyy arvioimaan ennen täydentävää aineistoa.
Avoimelle kohdalle kannattaa nimetä yksi yhteyshenkilö. Pelkkä huomautus ”suunnittelulta” voi jäädä odottamaan, jos mukana on useita suunnittelijoita. Kirjaa kysymys, vastaanottaja ja tavoiteltu vastauspäivä hankkeen omaan seurantalistaan. Tällä tavalla tarjouspyynnön puutteet muuttuvat hoidettaviksi tehtäviksi.
Versionhallinta pienessäkin hankkeessa
Käytä tiedostonimessä hankkeen nimeä, asiakirjan tyyppiä ja päivämäärää tai muuta yhteistä version tunnusta. Nimi ”uusi lopullinen viimeinen” ei kerro myöhemmin, mikä aineisto oli voimassa. Kun lähetät päivityksen, ilmoita viestissä sekä muuttunut asiakirja että sen korvaama versio.
Pidä erillään korjaus ja lisäys. Korjaus muuttaa aiempaa lähtötietoa, kun taas lisäys voi kasvattaa urakan laajuutta. Molemmat vaikuttavat tarjouskeskusteluun eri tavalla. Pyydä tarjoajaa kuittaamaan olennaiset muutokset ja kertomaan, tarvitaanko niiden vuoksi uusi hinta tai aikatauluarvio.
Jos aineistoa jaetaan verkkokansion avulla, tee tarjouspyyntöön luettelo niistä tiedostoista, joihin pyyntö perustuu. Muuten kansion myöhempi päivitys voi muuttaa lähtöaineistoa huomaamatta. Tarjouspäätöstä varten tarvitaan jäljitettävä yhteys tarjouksen ja käytetyn asiakirjaversion välillä.
Tarkista luettelo käytännön kierroksella
Ennen lähettämistä käy läpi kolme kysymystä. Löytääkö tarjoaja jokaisen luettelossa mainitun elementtiryhmän piirustuksista? Näkyykö selvästi, mikä osa hankkeesta kuuluu tähän tarjouspyyntöön? Onko puuttuva tai alustava tieto merkitty niin, ettei sitä tulkita vahvistetuksi?
Pyydä tarvittaessa toinen hankkeen osapuoli lukemaan koonti ilman suullista selitystä. Jos hän ei ymmärrä rajauksia, ulkopuolinen tarjoajakaan ei todennäköisesti ymmärrä niitä ensimmäisellä lukukerralla. Korjaa epäselvät otsikot ja lisää viittaukset. Tavoite ei ole mahdollisimman pitkä taulukko vaan aineisto, josta oikea tieto löytyy.
Kun tarjous saapuu
Vertaa tarjouksen määräperustetta lähettämääsi luetteloon. Tarkista, onko tarjoaja rajannut joitakin osia pois tai käyttänyt omaa arviota puuttuvista määristä. Pyydä poikkeamat kirjallisiksi ennen päätöstä. Jos lopullinen luettelo valmistuu vasta myöhemmin, sovi myös siitä, milloin tarjous päivitetään.
Säilytä tarjousvaiheen aineisto myöhempää tarkistusta varten hankkeen asiakirjoissa. Asennukseen käytettävien asiakirjojen hyväksyntä ja jakelu hoidetaan hankkeen omalla menettelyllä. Tarjousluettelo auttaa hankinnassa, mutta sen olemassaolo ei tarkoita, että kaikki toteutuksen edellyttämät suunnitelmat olisivat valmiit.